KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to nowoczesna platforma Ministerstwa Finansów, która zrewolucjonizuje obieg faktur w Polsce. Dowiedz się, czym jest faktura ustrukturyzowana, jak działa KSeF, kiedy stanie się obowiązkowy i jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma służąca do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten, prowadzony przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową, stanowi część większego procesu cyfryzacji obiegu dokumentów podatkowych w Polsce. Celem KSeF jest uproszczenie fakturowania, poprawa transparentności transakcji oraz ograniczenie nadużyć podatkowych, zwłaszcza w obszarze VAT.
Na czym polega faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany w jednolitym formacie XML zgodnym ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu system KSeF może odczytywać, weryfikować i archiwizować dane automatycznie, bez konieczności ich ręcznego przetwarzania. Faktura taka zawiera te same informacje co klasyczna faktura papierowa lub PDF, ale jej struktura jest czytelna dla systemów księgowych i urzędów skarbowych, co znacznie przyspiesza cały proces wymiany dokumentów między firmami.
Korzyści z korzystania z KSeF
Wdrożenie KSeF przynosi szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i urzędów:
- Szybszy obieg faktur – nie musisz czekać na tradycyjną wysyłkę lub akceptację w PDF.
- Automatyczna weryfikacja – system sprawdza poprawność danych natychmiast, co zmniejsza liczbę błędów.
- Bezpłatne archiwum – wszystkie faktury przechowywane są centralnie, bez dodatkowych kosztów lokalowych.
Większa transparentność transakcji – KSeF umożliwia urzędom szybkie analizowanie obrotów i wykrywanie nieprawidłowości.
Porównanie form fakturowania
|
Cecha |
Faktura papierowa / PDF |
Faktura ustrukturyzowana (KSeF) |
|
Format danych |
Różne, wymagające ręcznego wprowadzania |
Ujednolicony XML, kompatybilny z systemami |
|
Szybkość obiegu |
Kilka dni / ręczna archiwizacja |
Sekundy, automatyczna analiza |
|
Koszty archiwizacji |
Papier / własna baza danych |
Archiwum rządowe, bezpłatne |
|
Ryzyko błędów |
Wysokie (literówki, brak danych) |
Niska (system wymusza poprawność) |
|
Dostępność w aplikacjach |
Ograniczona, ręczna obsługa |
API, integracje ERP/księgowe |
KSeF - od kiedy będzie obowiązkowy?
Obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało odroczone i wprowadzone etapowo, aby przedsiębiorcy mogli się przygotować technicznie i organizacyjnie. Zgodnie z aktualnym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów (źródło):
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników (przychód netto powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – system stanie się obowiązkowy dla pozostałych czynnych podatników VAT,
- od 1 stycznia 2027 r. – ostatni etap obejmie podatników zwolnionych z VAT i mikroprzedsiębiorców.
Dzięki takiemu rozłożeniu w czasie, firmy zyskają przestrzeń na dostosowanie systemów księgowych, wdrożenie integracji z API oraz przeszkolenie pracowników.
Jak działa KSeF w praktyce?
KSeF działa jako centralna platforma online dostępna przez stronę ksef.podatki.gov.pl. Użytkownik – czyli przedsiębiorca, biuro rachunkowe lub system ERP – loguje się do systemu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub tokenu autoryzacyjnego.
Po zalogowaniu możliwe są trzy główne operacje:
- Wystawianie faktur – system akceptuje wyłącznie pliki XML zgodne ze strukturą e-Faktury FA(2), a od 2025 r. FA(3).
- Odbieranie faktur – odbiorca otrzymuje dokument bezpośrednio w systemie – nie ma potrzeby wysyłania go e-mailem czy kurierem.
- Archiwizacja – każda faktura zostaje zapisana na serwerach KAS na okres 10 lat i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
Dodatkowo możliwa jest integracja z własnymi programami księgowymi za pomocą publicznego API. To szczególnie ważne dla większych firm, które chcą zautomatyzować cały proces fakturowania.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Aby bezproblemowo przejść na system KSeF, warto zacząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem. Ministerstwo Finansów zaleca, by działania rozpocząć już w 2025 roku, zwłaszcza jeśli firma korzysta z rozbudowanych systemów księgowych lub obsługuje dużą liczbę faktur miesięcznie.
Oto podstawowe kroki przygotowawcze:
- Zweryfikuj systemy księgowe – sprawdź, czy Twój program finansowo-księgowy obsługuje format e-Faktury i umożliwia integrację z API KSeF.
- Zarejestruj dostęp do środowiska testowego – od września 2025 r. dostępne będą testy z wersją 2.0 systemu.
- Zdobądź certyfikaty i uprawnienia – od listopada 2025 r. udostępnione zostaną certyfikaty dla użytkowników systemu, umożliwiające m.in. pracę offline.
- Przeszkol zespół – poinformuj pracowników działu finansowego, księgowości i IT o nadchodzących zmianach i zadbaj o ich przeszkolenie.
- Zoptymalizuj obieg dokumentów – ustal, które działy będą odpowiadać za wystawianie i odbieranie faktur w systemie.
Kto korzysta z KSeF, a kto jest z niego wyłączony?
Z systemu KSeF będą musieli korzystać wszyscy czynni podatnicy VAT prowadzący działalność gospodarczą w Polsce. Dotyczy to zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek, jak i większych podmiotów gospodarczych.
Wyjątki od obowiązku stosowania KSeF obejmują:
- Podatników zwolnionych z VAT – do 1 stycznia 2027 r. mogą korzystać z KSeF dobrowolnie.
- Faktury B2C (dla konsumentów) – nie podlegają obowiązkowi wystawiania przez KSeF.
- Faktury wystawiane w ramach kas rejestrujących (paragonowych) – na razie nie będą objęte obowiązkiem KSeF.
- Transakcje zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce – mogą pozostać poza systemem, choć możliwe są wyjątki.
W praktyce oznacza to, że system obejmie najpierw firmy prowadzące regularną sprzedaż B2B w Polsce, a dopiero później mikroprzedsiębiorców i zwolnionych z VAT.
Co zmienia KSeF w codziennym działaniu firmy?
Wprowadzenie KSeF oznacza duże zmiany w codziennym obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy będą musieli przestawić się z dotychczasowego fakturowania – papierowego lub PDF – na pełną digitalizację procesu. Wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez system KSeF, a każda z nich otrzyma unikalny numer identyfikacyjny wygenerowany przez system.
W praktyce oznacza to m.in.:
- konieczność wystawiania faktur w formacie XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów,
- brak możliwości dowolnego edytowania dokumentów po ich zatwierdzeniu przez KSeF,
- pełną automatyzację przesyłania dokumentów między kontrahentami – bez potrzeby e-maili czy wydruków,
- obowiązek odbioru faktur przez system (co wymaga technicznego przygotowania po stronie odbiorcy),
- przechowywanie faktur przez administrację skarbową – przedsiębiorca nie musi ich sam archiwizować.
Dla wielu firm oznacza to koniec klasycznego obiegu papierowego i PDF – i przejście na nowy model pracy w pełni cyfrowej.
Tryb offline i bezpieczeństwo danych w KSeF
Jednym z ważniejszych elementów systemu KSeF jest możliwość pracy w tzw. trybie offline, czyli bez stałego połączenia z internetem. Tzw. „tryb offline24” pozwoli wystawić fakturę ustrukturyzowaną nawet wtedy, gdy przedsiębiorca nie ma dostępu do sieci – np. w terenie, podczas awarii łącza lub w podróży. Wystawiona faktura zostanie zarejestrowana w systemie automatycznie po ponownym połączeniu z internetem.
Równocześnie Ministerstwo Finansów zapewnia, że dane w systemie KSeF są objęte wysokim poziomem zabezpieczeń:
- dostęp wymaga uwierzytelnienia (np. podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem systemowym),
- faktury są przechowywane przez 10 lat na serwerach państwowych,
- transmisja danych odbywa się wyłącznie szyfrowanymi kanałami,
- każda operacja w systemie jest logowana, co zapewnia pełną identyfikowalność.
To sprawia, że bezpieczeństwo faktur wystawianych przez KSeF jest wyższe niż w przypadku ich przesyłania mailowo lub przechowywania lokalnie w firmie.
Najczęstsze pytania i wątpliwości przedsiębiorców
Wokół KSeF narosło wiele pytań, zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorców. Poniżej zestawiamy najczęstsze z nich – wraz z odpowiedziami opartymi o komunikaty Ministerstwa Finansów.
#1 Czy trzeba będzie mieć specjalne oprogramowanie, aby korzystać z KSeF?
Nie. Ministerstwo udostępni bezpłatną Aplikację Podatnika oraz przeglądarkową wersję systemu. Jednak w przypadku firm z większym obrotem zaleca się integrację systemów księgowych z API KSeF.
#2 Co w przypadku błędu w fakturze już wysłanej przez KSeF?
Nie można jej poprawić bezpośrednio – należy wystawić fakturę korygującą.
#3 Czy wystawienie faktury przez KSeF jest równoznaczne z jej dostarczeniem?
Tak. Faktura uznawana jest za dostarczoną z chwilą nadania jej numeru identyfikacyjnego przez system.
#4 Czy mogę odmówić odbierania faktur z KSeF od kontrahentów?
Nie. W momencie wejścia obowiązku systemu, każdy podatnik ma obowiązek odbierania faktur wystawionych przez KSeF.
#5 Co jeśli nie mam dostępu do internetu?
Można skorzystać z trybu offline – system przyjmie fakturę po odzyskaniu połączenia.
Podsumowanie i checklista - Jak przygotować się do KSeF?
KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji fakturowania w Polsce. Dla wielu firm oznacza to zmianę codziennego trybu pracy, ale też uproszczenie wielu procesów: od wystawiania dokumentów, przez archiwizację, po automatyzację rozliczeń.
Im szybciej przedsiębiorca zacznie przygotowania, tym łagodniejsze będzie przejście na nowy system.
Checklista przygotowań do KSeF:
- Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje XML i integrację z KSeF.
- Zarejestruj firmę w środowisku testowym (gdy będzie dostępne, od września 2025 r.).
- Uzyskaj certyfikat KSeF dla firmy lub konkretnego użytkownika (listopad 2025 r.).
- Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość.
- Dostosuj procedury obiegu dokumentów do pracy w systemie.
- Upewnij się, że klienci i kontrahenci również są gotowi na odbieranie faktur przez KSeF.
